Privacyverklaring

Picasse biedt een breed scala aan communicatie diensten, waaronder www.bezoekersregistratie.com,  www.smspublisher.nl en www.picasse.io.  Deze communicatie diensten verlopen middels webapplicaties, waarbij gecommuniceerd wordt met groepen personen. Hiervoor is het noodzakelijk persoonlijke gegevens, tenminste het telefoonnummer te verwerken in het Picasse systeem.

Door de aard van onze dienstverlening beschikt Picasse daardoor over bepaalde persoonsgegevens, zoals telefoonnummers, e-mail adressen en namen en dergelijke. Voor Picasse, eigenaar en exploitant van de bovengenoemde diensten is een verantwoorde omgang van persoonsgegevens van groot belang. Om de privacy te waarborgen handelt Picasse altijd in overeenstemming met de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacy policy geldt voor alle klanten van Picasse welke een of meerdere van onze diensten afnemen. Verder kan deze privacy policy van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacy policy kan gevonden worden op onze website. Wanneer er wijzigingen aangebracht worden in deze verklaring,  zal de "laatst gewijzigd" versie -datum bovenaan het document worden aangepast. Wij adviseren deze verklaring met enige regelmaat door te nemen, zodat het bekend is hoe Picasse persoonlijke gegevens beschermt.
Hieronder kan per onderwerp specifieker gelezen worden hoe Picasse omgaat met gegevens van haar klanten.

Welke gegevens verwerkt Picasse?

  • Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die zijn te herleiden tot individuele natuurlijke personen. Picasse verwerkt persoonsgegevens van klanten in de eerste plaats als zij zich aanmelden als klant van Picasse. Picasse vraagt dan onder meer de organisatienaam, naam, factuuradres, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon.  Picasse maakt dan een account aan voor de betreffende applicatie van Picasse. Tevens wordt voor het aanmaken van een account gevraagd om een gebruikersnaam.  Al deze gegevens worden door Picasse verwerkt. Picasse creëert bij het aanmaken van een account een wachtwoord voor de klant. Dit wachtwoord kan door de klant direct gewijzigd worden in een nieuw persoonlijk te kiezen wachtwoord.

Ook nadat een klant zich heeft aangemeld worden gegevens van deze klant geregistreerd, bijvoorbeeld omdat de klant zelf bewust gegevens achterlaat (bijvoorbeeld op een website van Picasse), een storing meldt, een klacht indient of een factuur niet betaalt. Ook deze gegevens worden door Picasse geregistreerd.

  • Verkeersgegevens

Wanneer er door klanten gebruik wordt gemaakt van onze applicaties dan ‘vervoeren‘ wij gegevens van deze klanten. Deze gegevens worden ook wel aangeduid als verkeersgegevens. Het gaat dan om gegevens zoals vanuit welke gebruiker (IP adres of accountnaam), op welk tijdstip berichten zijn verzonden naar welke telefoonnummers en email adressen.  Picasse slaat de gegevens over de verzending van berichten naar welke nummers op in een berichtenarchief. Picasse kan wel bijhouden of een klant heeft ingelogd in een Picasse applicatie en hoe een klant gebruik heeft maakt van een Picasse applicatie. Dit wordt echter op dit moment niet actief gedaan.

  • Inhoud van de berichten

Picasse neemt geen kennis van de inhoud van je berichten. Voor het onderhoud van de servers, die het berichtenverkeer verzorgen, is het noodzakelijk dat een kleine groep medewerkers van Picasse, de beheerders, toegang heeft tot deze servers. Het is hen niet toegestaan berichten te lezen.

  • Locatiegegevens

Picasse verwerkt geen locatiegegevens van klanten die gebruik maken van mobiele telefonie, tenzij klanten dit zelf verzoeken voor eigen gebruik in het kader van de aanwezigheidsregistratie dienst.

Voor welke doeleinden verzamelt Picasse gegevens?

  • Dienstverlening

Picasse verwerkt persoons- en, verkeersgegevens om onze diensten te kunnen leveren. Voor het in behandeling nemen van aanvragen, het tot stand brengen van een account,  het versturen van facturen en het afhandelen van storingsmeldingen of klachten, is verwerking van klantgegevens noodzakelijk. Zonder verwerking van bovengenoemde gegevens kunnen wij onze diensten niet leveren aan klanten.

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Daarnaast is Picasse op grond van de wet verplicht om  verkeersgegevens te bewaren en in sommige gevallen aan derden te verstrekken. Hierbij kan gedacht worden aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek en aan bevoegde autoriteiten.

  • Marktonderzoek en marketing- en verkoopactiviteiten

Picasse zal persoonsgegevens en verkeersgegevens nimmer gebruiken ten behoeve van Marktonderzoek en marketing- en verkoopactiviteiten.  Klant gegevens zullen daarvoor dus ook niet beschikbaar worden gesteld aan externe partijen.

Hoe lang bewaart Picasse klantgegevens?

Picasse bewaart klantgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor je gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gegeven verschillen.

Als een klant een abonnement bij Picasse heeft dan worden de klantgegevens in ieder geval tenminste gedurende de looptijd van het abonnement bewaard. De verkeersgegevens worden dertien maanden bewaard. Na het beëindigen van het contract met een klant retourneert Picasse (persoons) gegevens aan de klant en worden deze gegevens verwijderd uit de systemen en databases van Picasse. Tevens zal Picasse de klant een schriftelijk verklaring verstrekken dat dit is gebeurd zoals omschreven.

Hoe worden gegevens beveiligd?

Picasse neemt passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen voor het beveiligen van (persoons)gegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiermee wordt zeker gesteld dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie bevoegd toe zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.  Zo worden wachtwoorden gecodeerd opgeslagen, zodat niemand vrije toegang tot wachtwoorden heeft. Ook worden de gegevens van- en naar de internetapplicaties gecodeerd verzonden, zodat gegevens niet afgetapt kunnen worden.
Wanneer er een wachtwoord wordt gebruikt om  accounts en persoonlijke gegevens te beveiligen, is het tevens de klant verantwoordelijkheid om dit vertrouwelijk te behandelen. Dergelijke informatie dient niet onzorgvuldig gedeeld te worden met anderen. Picasse adviseert in het geval van een gedeelde PC, altijd uit te loggen na gebruik van de Picasse applicatie.  Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot persoonlijke informatie.

Contactgegevens

Mocht er behoefte zijn aan advies omtrent het omgaan met persoonlijke gegevens, welke zijn ingevoerd  in de Picasse applicatie, dan kan er contact worden opgenomen met Picasse. Picasse is op werkdagen bereikbaar om hierover advies te verlenen op telefoonnummer 088-7422773.